Blanketterne vil uddø

En bølge er ved at rejse sig i a-kasseverdenen. En it-tsunami, der kan skylle blanketvældet væk og gøre dagligdagen enklere for både a-kasser og medlemmer. Men man kan kun ride med på bølgen, hvis man tænker nyt og langsigtet. Det spår de eksperter, vi har talt med om morgendagens a-kasse.

Masser af data om medlemmerne kan fremover ryge direkte ind i a-kassernes data-maver. Det baner det nye eIndkomstregister vejen for. Dermed kan både organisationens medarbejdere og medlemmer slippe for bøvlet med kopier af lønsedler og desuden gøre nogle blanketter overflødige.

Samtidig er det muligt at integrere a-kassens bagvedliggende systemer direkte med hjemmesidens selvbetjeningstilbud, så medarbejderne ikke skal efterbehandle oplysningerne, medlemmerne taster ind. Men det sker naturligvis ikke af sig selv. I dag er der stor forskel på it-ambitionerne i a-kasserne, og derfor er der masser af uudnyttet it-potentiale.

Torben D. Jensen, sekretariatschef, AK-Samvirke

Sekretariatschef i AK-Samvirke, Torben D. Jensen, mener, at organisationerne skal væk fra at kommunikere via blanketter i ”den manuelle sagsbehandlermaskine” og i stedet automatisere. Sideløbende presser AK-Samvirke på for, at myndighederne også tilpasser regler og vilkår til en moderne digital virkelighed, hvor blanketter bliver en by i Rusland.

Ingen gode undskyldninger
Desværre hænger nogle a-kasser lidt for fast i gammeldags papirrutiner, hvor nogle a-kasser fx stadig bruger postvæsenet til at sende udbetalingsspecifikationer og dagpengekort til medlemmer på dagpenge eller efterløn.

- Dermed er de selv skyld i en lav it-udnyttelsesgrad. Vil man virkelig digitaliseringen, bør man i stedet oplyse medlemmerne om webadressen til digitale dagpengekort. Det er kun et eller to ud af ti kort, der kræver vurdering af en sagsbehandler. Resten kan automatiseres, siger Torben D. Jensen. 

Han mener, at det er en dårlig undskyldning, når nogle a-kasser anfører, at en del af deres medlemmer ikke er vant til at bruge pc.

- Det er en dårlig bortforklaring. Man bruger aldrig den laveste fællesnævner til at fastlægge it-politikker. Desuden er ledige i forvejen tvunget til at anvende en pc, fordi de skal logge sig på Jobnet en gang om ugen, påpeger Torben D. Jensen.

Fokusér på medarbejderne
Men modernisering er en udfordring og en langvarig proces, og den modernisering, der er i gang i a-kasserne i disse år, er en ledelsesopgave på godt og ondt, vurderer forsker Pernille Kræmmergaard, der leder Center for it-ledelse og –anvendelse på Aalborg Universitet.

Pernille Kræmmergaard, Leder af Center for it-ledelse og -anvendelse, Aalborg Universitet

- It-projekter kræver vedvarende opbakning fra toppen. Når det først kører, ser man ofte, at det mister momentum hos ledelsen, men det er nødvendigt med opfølgning. Den må man for guds skyld ikke overlade til eksterne konsulenter, advarer Pernille Kræmmergaard.

Ledelsen bør også have en klar holdning til, hvilke kompetenceprofiler medarbejderstaben skal have, når automatisering overflødiggør arbejdsopgaver.

- Ledelsen må vurdere mulighederne for efteruddannelse af medarbejderne til mere abstrakte job. Men ikke alle kan måske overskue sådan en omvæltning, så derfor skal man have nogle handlingsplaner, anbefaler Pernille Kræmmergaard, der påpeger, at nogle ansatte decideret kan modarbejde forandringerne, og at det ikke må ignoreres.

- De kan ødelægge meget godt. I nogle organisationer er man bange for at røre ved det, selvom de kan fylde meget og obstruere processen, konstaterer forskeren.

En anden faldgrube er for urealistiske forventninger til afkastet af ny it. - Det handler om, at man måler it ud fra kroner og ører men ikke tænker langsigtet nok. Måske er gevinsterne der ikke på 1-3 år, men på længere sigt, siger Pernille Kræmmergaard og understreger, hvor vigtig en visionær it-strategi er, så man er præcis på, hvad man vil i fremtiden og hvorfor.