Digitalisering tager presset af medlemskøen
Handlinger tilknyttet webside
Når medlemmerne står i kø, skal a-kasser og fagforbund bruge ressourcerne bedst muligt. Organisators it-løsninger kan optimere arbejdsgangene og bidrage til, at medlemmerne får god service til tiden.
A-kassen skal arbejde ekstra hurtigt, når en massefyring sender mange hundrede medlemmer ud i arbejdsløshed. Medlemmerne forventer hjælp og rådgivning her og nu og udbetalinger til tiden. Med digitale løsninger kan a-kasser og forbund optimere organisationens processer og dele arbejdsbyrden ud på flere hænder – inklusiv medlemmernes egne.
Her er Den Digitale A-kasse et absolut must i vejen til en smidig service i a-kassen. Den sikrer, at de ledige medlemmer kan sende dagpengekort elektronisk, og at sagsbehandlerne undgår at taste hundredvis af oplysninger manuelt, forklarer Ben Johansson, produktchef for Den Digitale A-kasse i Organisator.
Forbered dokumenterne hjemmefra
Udover ydelseskortene er der også enkeltstående opgaver, hvor a-kasser kan benytte sig af de digitale muligheder. InFormular, som er en slags blanketautomat, kan nemlig sørge for, at a-kasserne lynhurtigt kan være klar med papirerne, når en massefyring sker.
- Vi har set, at nogle a-kasser er blevet informeret om massefyringer om formiddagen og har været ude på arbejdspladsen næste morgen med klargjorte dokumenter til alle opsagte medarbejdere, fortæller Ben Johansson.
InFormular udfylder nemlig automatisk ledighedserklæringer og alle andre relevante blanketter med medlemmernes stamdata. Disse data trækkes fra a-kassesystemet Winnie og suppleres med andre oplysninger fra den implicerede virksomhed. Dermed får de afskedige medlemmer nøjagtigt de blanketter, de skal bruge i den pågældende situation, uanset om de er involveret i en virksomhedslukning eller en konkurs.
InFormular sikrer også, at alle relevante formularer og vejledninger bliver samlet i én mappe til den enkelte medarbejder. Og har organisationen også indført elektronisk sags- og dokumenthåndtering (ESDH), som arkiverer dokumenterne automatisk, bliver sagsbehandlingen endnu mere effektiv.
Oftest sker massefyringer lokalt, og det stiller store krav til den enkelte a-kasse, når 900 medlemmer i samme område pludselig har akut brug for hjælp fra a-kassen.
Videndeling kan fjerne lokale pukler
Når sagerne pludselig vælter ind i en afdeling, kan en ESDH-løsning lette presset på flere måder.
- Med ESDH kan alle afdelinger få adgang til dokumenterne, så sagsbehandlere i forskellige landsdele kan dele arbejdsbyrden. Det kan man ikke, hvis sagsmapperne ligger i arkivskabet. Det samme gælder, når medlemmerne søger om feriedagpenge, hvor det giver travlhed i teamet for feriedagpenge. Der kan sagsbehandlere få en hånd fra kolleger fra andre områder og afdelinger i a-kassen, hvor arbejdsfordelingen er mere jævnt delt ud over året, siger Ben Johansson, hvis erfaring er, at a-kasserne i stigende grad tænker videndeling på tværs af lokale a-kasser.
Det større overblik og deling af dokumenter kan betyde, at organisationer kan slippe for store udgifter til overarbejde og vikarer, når der er lokal travlhed, og alligevel opretholde en god service over for medlemmerne.
De forskellige elektroniske værktøjer kan således hver især og ikke mindst tilsammen bidrage til at effektivisere arbejdsgangene i perioder med spidsbelastninger.
- Det er i samspillet med hinanden, at systemerne for alvor batter og giver nogle a-kasser konkurrencefordele på servicen, siger Ben Johansson, der desuden vurderer, at Organisators planlagte tiltag i anvendelsen af eIndkomst vil kunne give effektiviseringen på ledigheds- og efterlønsområdet yderligere et skud opad.
| Værktøjskassen til øget digitalisering |
|---|
|
• Den Digitale A-kasse – |
