Q8 fik sine egne it-folk med på idéen

Først syntes de ansatte, at outsourcingen var en rigtig dårlig nyhed. Men da den var en realitet et år senere, var 35 så tilfredse, at de stadig var ombord. De fleste nu bare som medarbejdere hos it-leverandøren i stedet.

At medarbejderne endte med at tage så godt imod forandringen skyldtes god information, mener lederen af processen, Chrilles Svendsen, direktør i Shared Services i Q8.

- Vi valgte at involvere medarbejderne, allerede da direktionen havde taget beslutningen om at sende vores it i udbud, selvom det ikke nødvendigvis ville ende med en outsourcing. Det lykkedes at få et godt forløb, blandt andet fordi medarbejderne langt hen ad vejen selv lavede udbudsmaterialet.

Chrilles Svendsen, Direktør i Shared Services i Q8

Det betød, at der ikke bagefter kom en masse konflikter op til overfladen, fortæller Chrilles Svendsen.

Otte leverandører bød på at tage vare på al den it, der understøtter forretningen på Q8s 245 servicestationer med i alt 2.000 medarbejdere. En stor del af Q8s omsætning sker i selskabets onlinebutik, ligesom millioner af transaktioner foregår med Q8-kundekort.

Barberede budgettet med 10%
Den grundige planlægning af Q8s outsourcing baseret på medarbejdernes erfaringer betød, at Q8 fik opsat realistiske krav og mål. Og olieselskabets it-omkostninger er skrumpet med 10% som planlagt.

- Vi har fået den fleksibilitet i omkostningerne, vi ønskede os. I perioder med lille efterspørgsel på nyudvikling har vi ikke længere udgiften. Og hvis der opstår pres på vores marked, kan vi lægge låg på udgifterne uden at skulle til at fyre, siger Chrilles Svendsen.

Q8 har fortsat brug for en it-chef til at koordinere med it-leverandøren. Selskabet søger for tiden en ny it-chef og konstaterer, at der kommer rigtig mange ansøgninger fra personer med solid erfaring i at styre en outsourcet it-afdeling.

Dele med de andre it-kunder
Tre år efter at it-afdelingen flyttede hjemmefra, har Chrilles Svendsen nu et overblik over fordele og ulemper ved den model. Q8 har skullet vænne sig til, at de ikke længere altid kommer i første række, som da it-medarbejderne var deres egne. Der er jo altid en bagside af medaljen.

- Det er vigtigt at have for øje, at der stadig kan opstå betydelige flaskehalsproblemer efter en outsourcing, og at leverandørens kundefokus til tider er for ringe. Og selvom leverandøren er stor og har mange kompetencer til rådighed, kan spørgsmålet om råderetten til ressourcerne i organisationen også af og til give udfordringer, påpeger Chrilles Svendsen.

Alligevel har Q8 ikke fortrudt sin it-outsourcing. Selskabet oplever overordnet at have fået en både billigere og bedre opgaveløsning på it-området.