Skær ind til organisationens kerne

Det mener Organisator, der tilbyder hjælp med sourcing, og som også selv har lagt dele af sin it ud af huset.

- Der er flere indikatorer på, at det er på tide, at organisationerne skærer ind til deres kerneforretning, mener Henrik Houborg, divisionsdirektør i Organisator, der tilbyder at rådgive og overtage it-rutineopgaver fra a-kasser og fagforbund.

Det kan måske virke uoverskueligt at outsource. A-kasser og fagforbund administrerer en kompleks lovgivning, der kræver samarbejde og dataudveksling med en række myndigheder. - Men for medlemmerne er netop disse opgaver temmelig usexede. Alligevel skal de jo løses, og her kan det være relevant at lægge noget af det ud af huset, vurderer Henrik Houborg. 
                                                                                       

Henrik Houborg, Divisionsdirektør for Driftservice i Organisator

Har taget egen medicin
I Organisator forstår man godt organisationernes bekymringer, ikke mindst fordi man selv har oplevet en it-outsourcing ”på egen krop”. For to år siden valgte virksomheden at lægge sin it-drift i hænderne på moderselskabet KMD, hvor 40 it-medarbejdere i Organisator skiftede arbejdsplads og arbejdsgiver. I spidsen for det forløb stod Henrik Houborg, som anerkender, at outsourcing kræver opmærksomhed, tålmodighed og tillid.
 
- Vi fokuserede selv meget på processen, fordi vi ville undgå, at medarbejdere med kritisk viden smuttede midt i det hele. Og vores mål med at outsource var primært at blive mindre afhængige af hidtil uundværlige enkeltpersoner, fortæller Henrik Houborg.

Inden man går i gang
Man bør indstille sig på, at det er en relativ lang proces at outsource it, og omhyggeligt forarbejde er en forudsætning for at komme godt i mål. Det er vigtigt, at man er klar over, hvad man forretningsmæssigt vil med it, før man outsourcer.

- Nogle går galt i byen ved at forvente, at man både kan få løst it-opgaverne nemmere, billigere og få en højere kvalitet. Det er urealistisk. Til gengæld er fordelen ved en outsourcet it-afdeling, at man bedre kan forudsige sine it-udgifter, siger Henrik Houborg.

Med en ”ekstern it-afdeling” slipper man desuden for selv hele tiden at vurdere nye teknologier og trusler, fordi man kan sætte sin lid til, at leverandøren er på omgangshøjde med udviklingen. - En outsourcing-aftale er mere end et salg af produkter og ydelser. Det er en ”partnerskabsform”, som fordrer gode relationer samt en åben og ærlig dialog, mener Henrik Houborg.

Intern og ekstern it-afdeling
En it-outsourcing kan ses som en forskudt it-afdeling. Men relationen bliver anderledes. Man skal ikke tro, at man som organisation kan glemme alt om sin it-afdeling, fordi den er lagt ud af huset. Og det er vigtigt at have rene linier for, hvilke opgaver der skal løses indenfor det faste vederlag.

- Man går fra at være en it-producerende organisation til at blive en it-modtagende organisation. Det er blevet et kommercielt forhold med klare grænser for, hvad det koster at få noget gjort, forklarer Henrik Houborg, der anbefaler, at man f.eks. gør sig klart, hvilke reaktionstider man forventer på løsning af opgaver, som ikke hører ind under det aftalte serviceniveau.

- Uanset hvad så måles outsourcing-leverandøren på opfyldelse af kvalitetskrav, servicemål og økonomi, og derfor reagerer leverandøren anderledes end før, hvor man ”lige smuttede hen i it-afdelingen og fik hjælp”, pointerer Henrik Houborg og anbefaler, at alle medarbejderne i organisationen kender indholdet af outsourcing-aftalen. Hvis organisationen ikke kender servicemålene, opstår der nemt myter om dårlige leverancer, som ikke tjener forretningens fremdrift.

 

Organisator tilbyder rådgivning og sourcing af opgaver indenfor:
Servere, netværk og applikationer Vedligehold af it-arbejdspladser Backup Support og brugeradministration License management Print