Gode rammer, inddrag interessenterne og styr forandringerne
Handlinger tilknyttet webside
Hvordan ruller vi bedst et it-projtekt ud i organisationen? Hvad skal der til, for at samarbejdet mellem kunde og it-leverandør fungerer bedst? Tre rutinerede it-projektledere deler her ud af deres gode råd og erfaringer.
- Lars Klavsen, it-projektleder på Århus Universitetshospital
Lars Klavsen. 40 år. It-projektleder på Århus Universitetshospital, Århus Sygehus. Ni års erfaring som it-projektleder
Forarbejdet til et godt it-projekt er, at man har ressourcerne, økonomien, en organisationsplan og en realistisk tids¬plan på plads. Dernæst oplever jeg, at et godt og kontinuerligt informationsflow til slutbrugerne er alfa omega. Det er vigtigt, at mine kolleger og jeg i projektorganisationen inddrager brugerne og skaber dialog, så de forstår, hvad det betyder for deres hverdag.
Typisk rammer et it-projekt bredt i organisationen. Men slutbrugerne har oftest ikke ens forudsætninger for at bruge it-løsningen. Derfor er det min erfaring, at det er en god idé at tænke it-kompetencer og uddannelse ind i projektforløbet. Slutbrugerne skal klædes ordentligt på til at tage it-løsningen i brug. De skal kunne se gevinsterne. Kan de ikke det, falder projektet til jorden.
Der skal være et stærkt samarbejde mellem dem, der deltager i projektet. Vi skal arbejde sammen som ét hold og løfte i flok. Det er vigtigt, at hver enkelt deltager er klar over sin rolle i projektet. Det handler om at skabe ejerskab. Det sikrer jeg ved at uddelegere ansvarsområder. Det nytter ikke noget, hvis jeg som projektleder sidder med alle opgaverne ned til den mindste detalje.
- Katarine Kiesow, senior project manager hos Creuna
Katarina Kiesow. 45 år. Senior Project Manager hos Creuna. 14 års erfaring som it-projektleder
Når jeg står over for et nyt projekt, er noget af det første, jeg griber fat i, en forventningsafstemning med kunden. Denne forventningsafstemning fortsætter gennem hele projektet. Det er vigtigt, at organisationen er helt klar over, hvad de får. Og mindst lige så vigtigt: Hvad de ikke får. Ellers bliver de skuffede, uanset hvor fantastisk en løsning jeg og mine kolleger har leveret.
Ofte bliver kunden ved med at komme med idéer og ændringer til it-løsningen. Men det er ikke sikkert, at det er en god idé at implementere alle idéerne. Derfor er det vigtigt, at jeg som ekspert får forklaret, hvilke konsekvenser det kan have for projektet og det færdige produkt, hvis alle idéer skal gøres til en realitet.
Et tredje godt råd, som jeg har utrolig god erfaring med, er at skrive alle beslutninger ned, der tages undervejs. Der sker mange forandringer i et projekt, og det kan være svært at finde hoved og hale i, hvilke aftaler der er gældende. Derfor er det en god idé at føre statusrapporter ned til mindste detalje og gemme alle mails, der bliver sendt mellem kunden og projektudbyderen.
- Morten Rytter, R&D Director hos Rovsing
Morten Rytter. 37 år. R&D Director hos Rovsing. 11 års erfaring som it-projektleder
For at få succes med et it-projekt, mener jeg, det er vigtigt at blive helt enige om, hvad der skal leveres i sidste ende og få afstemt forventningerne. Jeg har gode erfaringer med at lave en grafisk prototype af slutproduktet, inden vi går i gang med det egentlige projekt. På den måde kan jeg sammen med kunden lave en afklaring af, hvilke funktioner it-løsningen skal have.
Det nytter ikke noget, hvis kunden stiller ufravigelige krav til it-projektet. Der skal være en vis fleksibilitet, for mange ting kan ændre sig i løbet af et projekt. Der skal være plads til, at vi sammen kan tilpasse løsningen undervejs, så vi når frem til det optimale resultat.
Hvis slutbrugerne skal tage ejerskab om projektet, er det en god idé at identificere ambassadører i virksomheden. Ambassadørerne arbejder tæt sammen med os i projektorganisationen. Det giver rigtig gode resultater. Der er meget større chance for succes, hvis løsningen bliver blåstemplet af en kollega, frem for hvis jeg som ekstern konsulent dikterer, hvordan tingene skal gøres.
