Rejsehold og lokale ankermænd
Handlinger tilknyttet webside
A-kasser, forbund og offentlige institutioner indfører i stigende grad ESDH-systemer til at gemme og dele dokumenter. Vi har spurgt en af de store, Region Midtjylland, hvordan de greb det an, og hvad andre kan lære af det. Læs guldkornene fra projektet, som gav 800 medarbejdere adgang til samme database på tværs af forskellige lokationer. Gevinsten er færre interne e-mails og mindre dobbeltarbejde. En synlig projektgruppe og let adgang til spidskompetencer gjorde forskellen.
- Ulla Engstrøm Hansen, projektleder Region Midtjylland
Region Midtjyllands fælles ESDH-system sikrer, at alle administrative hospitalsmedarbejdere i det midtjyske nu har adgang til de samme dokumenter, mødereferater og projektbeskrivelser. Lige meget om de arbejder på et hospital i Holstebro eller Horsens.
Oplysningerne registreres nemlig kun ét sted, og medarbejderne slipper for at maile dokumenter frem og tilbage mellem hospitalerne. Projektet, der sluttede i efteråret 2009, er et led i Region Midtjyllands it-strategi om større videndeling og øget ensartethed i it-systemerne blandt regionens cirka 30.000 medarbejdere.
Det store it-projekt blev gennemført til tiden, blandt andet på grund af et fornemt samarbejde mellem en central projektgruppe og lokale implementerings¬ansvarlige på de enkelte hospitaler.
- Når et så stort it-projekt først kører, opstår der altid spørgsmål. Derfor valgte vi at lave en højt specialiseret kernegruppe, der som et rejsehold tog ud på hospitalerne i løbet af implementeringsperioden. Det gav et godt overblik over, hvilke udfordringer de lokale implementeringsansvarlige havde, og de kunne hele tiden spørge os til råds om tekniske og organisatoriske udfordringer, siger projektlederen Ulla Engstrøm Hansen fra Region Midtjyllands it-afdeling.
- Synlige beviser på, at brugerne tog godt imod it-systemet, og at implementeringsperioden forløb efter planen, gav en tro på at det kunne lykkes, fortæller Ulla Engstrøm Hansen
Fremskridt øger motivationen
Rejseholdet implementerede ESDH-systemet på ét hospital ad gangen. Ulla Engstrøm Hansen brugte de positive historier fra de første lokationer til at markedsføre projektet overfor de næste.
- Hospitalerne fik synlige beviser på, at brugerne tog godt imod it-systemet, og at implementeringsperioden forløb efter planen. Det gav en tro på, at det hele kunne lykkes, siger Ulla Engstrøm Hansen.
Giv lokale ankermænd ansvar
Udover at både kompetencer og projektsucceser var synlige, fremhæver Ulla Engstrøm Hansen, at det fungerede godt for Region Midtjylland at uddelegere opgaver og ansvar til de lokale implementeringsansvarlige.
- De lokale implementeringsansvarlige kender jo alt til det enkelte hospital. Derfor er det logisk, at de får ansvaret for implementeringen der. Det giver dem også en større motivation til at gøre projektet til en succes. Før Region Midtjylland blev en realitet, var hospitalerne vant til at være ene om projektansvaret. Derfor skal de heller ikke føle, at ansvaret bliver taget fra dem, fordi det er et regionsprojekt, fortæller hun.
I forbindelse med implementeringen af ESDH-systemet, har de enkelte hospitaler også gjort meget ud af at uddanne brugerne i det nye system. Derfor er der på hvert hospital en superbrugergruppe, der kan hjælpe kollegaerne med systemet i dagligdagen.
| Tips fra projektlederen |
|---|
|
