Frigør millioner med eIndkomst og nye arbejdsgange

Hvis det var mig, ville jeg gribe chancen for at viske tavlen ren og organisere a-kassen på ny, siger Lars Andersen konsulent i 3P Management.

- En typisk faldgrube er, når en sagsbehandler ikke stoler på, at it-systemet gør det rigtigt. For en sikkerheds skyld udfører hun også beregningen selv. En anden faldgrube er, når ledelsen forsømmer at tage de organisatoriske konsekvenser, når arbejdsgange bliver gjort overflødige.

Eksemplerne på, hvordan man kan komme til at spænde ben for en oplagt effektivisering, kommer fra managementkonsulent Lars Andersen fra firmaet 3P Management.

Gennem ti år har Lars Andersen samarbejdet med a-kasser om at skabe effektivisering og organisationsudvikling. I den senere tid har han i samarbejde med Organisator analyseret arbejdsgangene i udvalgte a-kasser for at vurdere potentialet i eIndkomst.

Analysen viser, at mindst 50 procent af tidsforbruget kan spares, når det handler om ledighedserklæringer, efterløn, efterlønsbevis og efterlønspræmier sammenlagt. Det svarer til potentielle årlige besparelser på 100-200 millioner kroner samlet set i de danske a-kasser.

Største chance nogensinde

Med andre ord er banen nu kridtet op til, at der for alvor kan gøres noget ved besværlige processer. Dermed er eIndkomtregistret formentlig den største effektiviseringsmulighed nogensinde i a-kasserne. Men gevinsten kommer ikke blot ved it-investeringer.
 
Lars Andersen understreger, at det er vigtigt, at både it-løsningen og organisationen bliver tilpasset grundigt, så det mulige udbytte af digitaliseringen og automatiseringen kan realiseres.

- Hvis det var mig, ville jeg gribe chancen for at viske tavlen ren og organisere a-kassen på ny. I og med at der samtidig er kommet mange nye opgaver, er det tiltrængt med en omfordeling af, hvad medarbejderne bruger tiden på, siger Lars Andersen.

Der er stor dødvægt i al den dokumentation, som a-kasserne i dag skal indhente fra medlemmerne og arbejdsgiverne, udtaler Eje Juul Jakobsen, tilsynschef i Arbejdsdirektoratet.

Reglerne tilpasses eIndkomst

Systemer og regelsæt har ofte været en irriterende stopklods for gennemgribende fornyelse i a-kasserne. Men Arbejdsdirektoratet er nu indstillet på at tilpasse reglerne til realiteterne.

- Der er stor dødvægt i al den dokumentation, som a-kasserne i dag skal indhente fra medlemmerne og arbejdsgiverne. Vi vil i direktoratet smidiggøre reglerne, så de stemmer med de data, eIndkomstregistret kan levere, fortæller tilsynschef i Arbejdsdirektoratet Eje Juul Jakobsen.

Han forudser, at ændringerne kan føre til diskussioner med a-kasserne om millimeterretfærdighed, fordi en forenkling kan betyde lidt mere firkantede regler.

Men Arbejdsdirektoratet forventer også, at effekten af eIndkomstregistret tydeligt vil kunne ses i de kommende års benchmarkinger af a-kasserne - trods den store arbejdsbyrde, de mange nye ledige skaber under den økonomiske krise.