HK går i luften med ny it

Weekenden inden afsluttede HK og Organisator nemlig i ét hug indførelsen af en række nye it-systemer og fik overført alle gamle data til de nye systemer. HK har udskiftet deres a-kassesystem, de har fået netløsningen Den Digitale A-kasse, et nyt medlemssystem til fagforbundet samt flere mindre løsninger.

Jan Michelsen er direktør for HK’s fælles administrationscenter, Adminstration1,som har ansvaret for HK's støttefunktioner: økonomi, HR og it

Digital selvbetjening og strøm til lovgivningen

HK har valgt standard a-kassesystemet Winnie, som skal løse den vigtige opgave at håndtere a-kasselovningen, så alle HK’s medlemmer får korrekte udbetalinger til tiden. Med Den Digitale A-kasse kan HK tilbyde sine medlemmer intelligent selvbetjening via forbundets hjemmeside.

- Der er mange grunde til, at HK lige valgte Winnie. For det første er Winnie teknisk set mere tidssvarende, logisk og brugervenlig end det system, vi havde hidtil. Det er en kæmpe fordel for HK’s medarbejdere, som til dagligt arbejder i systemet. Selvom mange i begyndelsen naturligvis vil finde et nyt system svært, fordi de først skal til at vænne sig til det, er meldingen fra de fleste af HK’s medarbejdere, at Winnie er et nemt og intuitivt system, fortæller Jan Michelsen, direktør i HK’s Administration1, som leverer og drifter it for organisationen.

- For det andet er Winnie billigere at drifte og vedligeholde. Ikke mindst fordi Winnie udvikles sammen med andre forbund og a-kasser, som er fælles om at dele udviklingsudgifterne. Det vil på sigt betyde en besvarelse i it-omkostninger for HK. Det er en stor fordel, at andre organisationer allerede bruger Winnie og er glade for systemet. Det giver HK mulighed for at trække på de andre organisationers erfaringer med Winnie, ligesom at Winnies driftsikkerhed er dokumenteret på forhånd, forklarer Jan Michelsen og fortsætter;

- Driftsikkerhed var alfa og omega for os, da vi valgte Winnie. Hvis det svigter, vil det gå ud over vores medlemsbetjening, og det ville være katastrofalt.

Bedre servicering af HK’s medlemmer

HK vurderer også, at de - ved at skifte den tidligere mainframe-baserede løsning ud med standard a-kassesystemet Winnie - får et langt bedre værktøj til at betjene deres medlemmer med. Jan Michelsen forventer, at medlemmerne vil mærke forandringerne gennem kortere sagsbehandlingstid og flere digitale muligheder på HK’s hjemmeside.

- Driftsikkerhed var alfa og omega for os, da vi valgte Winnie, siger Jan Michelsen, direktør i Administration1

”Vi gør, som vi siger”

Løsningen til HK har været 1½ år undervejs. Organisator har overholdt samtlige bodsbelagte milepæle undervejs og har gennemført switch over præcis til den dato, som blev fastlagt for  1½ år siden.

- Vi har brugt halvandet år på at gøre organisationen klar til at gå over til et nyt it-system. Det består jo ikke blot i at gøre systemer eller fx data klar til at blive flyttet fra et it-system til et andet. Det store arbejde består i at gøre medarbejderne mentalt klar til den kæmpe omvæltning, det er at skulle arbejde i et nyt system, som de ikke kender, forklarer Jan Michelsen og tilføjer:

- Det kan lyde simpelt, men for mange er it-systemet det vigtigste og væsentligste arbejdsredskab i hverdagen, når de skal betjene vores medlemmer.

- Troværdighed har været et vigtigt omdrejningspunkt. Så en overholdelse af tidsplanen, og det at vi ramte den dato, der var sat, var ikke blot vigtig i forhold til konvertering af data og de daglige forretningsgange – det var endnu vigtigere i forhold til at bevare vores troværdig og medarbejdernes tryghedsfølelse. Og den tryghedsfølelse har vi kun været i stand til at opbygge og vedligeholde, fordi vi hele tiden har gjort det, vi har sagt, vi ville gøre, fortæller Jan Michelsen, der er godt tilfreds med samarbejdet med Organisator:

- Samarbejdet med Organisator har været fremragende. Vores samarbejdsform har simpelthen været afgørende for, at vi kommet i mål.

Samarbejde og fællesskab gør forskellen

Samarbejdsformen har blandt andet udmøntet sig i, at HK-medarbejdere og udviklere fra Organisator i flere perioder fysisk har siddet sammen. Det har betydet, at man i første hug har været meget tæt på den rigtige løsning. Det har været nemt at få en hurtig afstemning mellem udviklere og brugere.  

Administrerende direktør i Organisator, Steffen Hjorth Jensen

- For de a-kasser, der allerede benytter Winnie og andre af Organisators løsninger, har det stor betydning, at en så medlemsrig organisation som HK nu er med i folden. Det er en kendt problemstilling, at funktionalitet i denne type lov-understøttende systemer kan være kostbart at udvikle, derfor er det en fordel for alle, at der er mange om opgaven, siger adm. direktør i Organisator, Steffen Hjorth Jensen.

- I de kommende år vil vi se en stigende efterspørgsel på automatisering og selvbetjeningsmuligheder i it-løsningerne, og her kan en stor organisation som HK være med til at sætte dagsordenen og drive udviklingen i vores fremtidige løsninger, fortæller Steffen Hjorth Jensen og pointerer:

- Vores a-kassesystem Winnie håndterer nu op mod en million danske a-kassemedlemmer, og det er dermed det mest udbredte standardsystem på markedet. Det giver et godt fundament for yderligere udbredelse, og det er da også hvad Organisator satser på.